Tietosuojaseloste, Sulava
1. Tutkimuksen nimi, luonne ja kesto
Tutkimuksen nimi: SULAVA) Sosiaalihuollon laatu ja vaikuttavuus Pirkanmaalla, Kanta-Hämeessä ja Etelä-Pohjanmaalla, (2024–2025).
☒Kertatutkimus
☐Seurantatutkimus
Tutkimuksen kestoaika: 1.1.2024-31.12.2025
Henkilötietojen käsittelyaika: Hankeaika 1.1.2024-31.12.2025. Aineisto ja suostumuslomakkeet säilytetään Sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksen palvelimella SULAVA-tutkimusryhmän myöhempää tutkimuskäyttöä varten 10 vuoden ajan hankkeen päättymisen jälkeen. Aineiston käyttötarkoitus on tieteellinen tutkimus ja sen pohjalta tehdään esimerkiksi tieteellisiä artikkeleita, väitöskirjoja ja sosiaalityön opinnäytetöitä.
[Päivitys 08112024] Aineiston käyttötarkoitus on tieteellinen tutkimus ja sen pohjalta tehdään tieteellisiä tutkimusartikkeleita ja sosiaalityön käytäntötutkimuksia. Aineistoa käytetään myös yliopiston sosiaalityön oppiaineen ja ammattikorkeakoulujen opinnäytetöissä.
2. Rekisterinpitäjä
☒ Tutkimus tehdään työsuhteessa Sosiaalialan osaamiskeskus Pikassokseen,
jolloin rekisterinpitäjä on Pikassos (Kanta-Hämeen, Pirkanmaan ja Satakunnan
sosiaalialan osaamiskeskus), Hämeenkatu 5 A 4. kerros 33100 Tampere
Y-tunnus: Pikassos Oy:n y-tunnus: 1749706-8
3. Yhteyshenkilö tutkimusrekisteriä koskevissa asioissa
Toimitusjohtaja Tuula Tuominen, tuula.tuominen@pikassos.fi, 050 531 5439
4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Toimitusjohtaja Tuula Tuominen, tuula.tuominen@pikassos.fi, 050 531 5439
5. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä
Dosentti, FT Anne Puuronen (anne.puuronen@pikassos.fi)
6. Tutkimuksen suorittajat
Anne Puuronen (vastuuvetäjä), Kirsi Hokkila, Sanni Lindroos, Anna Pekkarinen, Tuula Tuominen ja tuleva SONet BOTNIAn tutkija (ilm. myöhemmin).
[Päivitys 08112024] Sanni Lindroos, Katrina Nyman, Anna Pekkarinen, Mikko Taipale ja Tuula Tuominen.
7. Tutkimusrekisterin tietosisältö
Nimitiedot, ääni ja video, perhesuhteet, työhistoria, etninen tausta ja sukupuoli. Ainoastaan nimitieto kysytään suoraan suostumuslomakkeessa. Muista asioista ei erikseen henkilökohtaisesti kysytä, mutta tiedot saattavat tulla esiin osallistujien itsensä kertomana. Etnisestä taustasta ja sukupuolesta tutkijat voivat myös visuaalisiin vihjeisiin perustuen olettaa jotain, mutta tietoja ei tallenneta tekstimuotoisiin aineistoihin eikä niitä hyödynnetä analyysissa. Ääni- ja videotiedostoihin näitä tietoja tallentuu, siksi ne säilytetään tekstiaineistoista erillään.
[Päivitys 08112024] Nimitiedot, ääni- kuvatallenteet, perhesuhteet, työhistoria, etninen tausta ja sukupuoli. |Ääni- ja kuvatiedostot, joihin näitä tietoja tallentuu, ovat vain tutkijoiden käytössä.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötietoja saadaan suoraan tutkittavilta itseltään. Aineistoa kerätään pääasiassa seuraavilla tavoilla: asiakas-työntekijätapaamisten havainnointi, niiden nauhoittaminen ja muistiot, aikuisasiakkaiden haastattelut ja heidän parissaan työtä tekevien työntekijöiden haastattelut sekä aikuisasiakkaiden toimintakykymittareista kertyvä tieto asiakkaan itsensä ja hänen työntekijänsä raportoimana.
[Päivitys 08112024] Henkilötietoja (kotisoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) saadaan Pirkanmaan, Kanta-Hämeen ja Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueilta ja suoraan tutkittavilta itseltään. Aineistoa kerätään seuraavilla tavoilla: 1) maapostitse kirjeillä ja/tai sähköpostilla ja/tai tekstiviesteillä sähköisesti lähetettävät kyselyt työntekijöille ja aikuisasiakkaille 2) aikuisasiakkaiden haastattelut ja heidän parissaan työtä tekevien työntekijöiden haastattelut 3) ikääntyneiden asiakas-työntekijätapaamisten havainnointi, niiden muistiot ja elämäntilannemittareista kertyvä tieto asiakkaan itsensä raportoimana.
9. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus.
SULAVA-hanke on osatutkimus Vaikuttavuuden tietojohtaminen Sisä-Suomen YTA:lla -hankekokonaisuutta (2024–2025). Tutkimus kohdentuu sosiaalihuollon sosiaalityöhön ja sosiaaliohjaukseen työikäisten, lapsiperheiden ja ikääntyneiden palveluissa. Tutkimuksen tavoitteena on tuottaa tietoa sitä, miten sosiaalihuollon sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen laatu ja vaikuttavuus rakentuu jaetun asiantuntijuuden periaatteelle perustuvissa asiakasprosesseissa ja laatia niiden kautta kehittämissuosituksia vaikuttavien ja kustannustehokkaiden sosiaalipalvelujen edistämiseksi. Toiseksi tavoitteena tutkimuksessa on vahvistaa korkeakoulutettujen sosiaalihuollon ammattihenkilöiden tutkimuksellisia valmiuksia käytännön työssään ja näin osallistua sosiaalityön vaikuttavuuden tutkimuksen ja koulutuksen kehittämiseen tutkimukseen kuuluvilla hyvinvointialueilla. Tavoitteet täsmentyvät kuudeksi, toisiinsa kietoutuvaksi tutkimuskysymykseksi, joihin kerätyn aineiston avulla vastataan: 1) Millaiset mekanismit sosiaalityön vuorovaikutustilanteissa edistävät vaikuttavuutta asiakkaiden elämäntilanteissa, 2) Millainen tuen sisältö vahvistaa asiakkaan pärjäämistä, 3) Millainen vuorovaikutus edistää muutosten syntymistä asiakkaiden elämäntilanteissa, 4) Kuinka sosiaalihuollon sääntely ja normit vaikuttavat sosiaalityön laatuun ja vaikuttavuuteen paikallisesti Pirkanmaalla, Kanta-Hämeessä ja Sisä-Suomessa 5) Kuinka lainsäädäntö, paikalliset tulkinnat, palvelujen myöntämisen kriteerit, soveltamisohjeet, vakiintuneet käytännöt, laatukäsikirjat ja esim. prosessikuvaukset vaikuttavat sosiaalityön laatuun 6) Millaiset ammatilliseen työkulttuuriin liittyvät kontekstit edistävät laadukasta sosiaalityötä. Aineistoja ei tallenneta henkilöiden nimillä tai sosiaaliturvatunnuksilla. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa tutkimuksen tuloksista. Aineistoja ei tulla yhdistelemään siten, että niiden pohjalta pystyttäisiin profiloimaan tarkasti yksittäisiä osallistujia tai heidän elämänsä tietoja.
10. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 kohta 1 sekä
tietosuojalaki 4 §:
☒ Tutkittavan suostumus
Miten suostumuksen voi peruuttaa:
☒ Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
Säädökset:
☒ Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☒ tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
☐ tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
☐ Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
Mikä oikeutettu etu on kyseessä:
☐ Muu, mikä:
[Päivitys 08112024]
10. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 kohta 1 sekä
tietosuojalaki 4 §:
☐ Tutkittavan suostumus
Miten suostumuksen voi peruuttaa:
☐ Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
Säädökset:
☐ Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☒ tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
☐ tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
☐ Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
Mikä oikeutettu etu on kyseessä:
☐ Muu, mikä:
11. Arkaluonteiset henkilötiedot (erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot ja
rikostiedot)
☒ Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja
12. Jos kyseessä on yhteistyöhanke: Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen
osapuolet ja vastuunjako
SULAVA-hanke on osatutkimus Vaikuttavuuden tietojohtaminen Sisä-Suomen YTA:lla -hankekokonaisuutta (2024–2025), jonka hallinnoijana toimii Pirkanmaan hyvinvointialue.
Tämän myötä Sulava- tutkimushankkeen hallinnollinen kokonaisvastuu on Pirkanmaan hyvinvointialueella ja hankkeen osatoteuttajat ovat Pikassos (Kanta-Hämeen, Pirkanmaan ja Satakunnan sosiaalialan osaamiskeskus) ja SONet BOTNIA (Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus), ja näillä tahoilla on vastuu omasta osuudestaan. Aineistoon tallennetaan ääntä, videokuvaa, nimitietoja. Nimitiedot poistetaan. Tutkimusaineiston omistus-, käyttö- ja hallintaoikeudet kuuluvat tutkimushankkeessa työskenteleville tutkijoille (Pikassos ja SONet BOTNIA).
Kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt (mukaan lukien tietosuoja-asetuksen III luvussa
tarkoitetut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt) toimitetaan
yhteyshenkilölle: Tuula Tuomiselle, (yhteystiedot ks. kohta 3.)
13. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle
☒ Henkilötietoja siirretään tai luovutetaan säännönmukaisesti tutkimusryhmän ulkopuolelle: Äänitiedostoja luovutetaan litterointipalvelulle litteroitaviksi. Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineistoa voidaan siirtää arkistoitavaksi Yhteiskuntatieteellisen tietoarkistoon, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoarkisto arvioi aineiston arkistoitavuuden, tutkijan tekemän anonymisoinnin jälkeen ja tekee tarvittaessa lisää poistoja ja muokkaa aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäyttöön soveltuvaksi. Asiasta päätetään hankkeen aikana. Aineiston sopivuudesta FAIR-data PAS -palveluun neuvotellaan myös hankkeen aikana, ja jos sopivia aineiston osia löytyy, ne anonymisoidaan ennen arkistointiin luovuttamista.
14. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle
Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
☒ Ei
☐ Kyllä, mihin:
Kuvaus käytettävistä suojatoimista:
15. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
16. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalisen aineiston (esim. paperiaineisto) suojaaminen:
☒ Lukitussa tilassa
☒ Lukitussa kaapissa
☐ Muuten, miten:
Digitaalisen aineiston suojaaminen (esim. tietojärjestelmät ja laitteet):
☒ käyttäjätunnus
☒ salasana
☐ kaksivaiheinen käyttäjän tunnistus (MFA)
☐ pääsynhallinta verkko-osoitteiden avulla (IP-osoitteet)
☐ käytön rekisteröinti (lokitietojen kerääminen)
☐ kulunvalvonta
☐ muu, mikä:
Suorien tunnistetietojen käsittely:
☒ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa
Tietojen suojaus tietojen siirroissa:
☒ tiedonsiirron salaus (kuvaile miten): Siirrot tehdään tutkijoiden luotetuissa yksityisissä verkoissa. Litterointipalvelulle tiedot siirretään suojatun sähköisen portaalin kautta.
☐ tiedoston salaus:
☐ muu, mikä:
17. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen
☒ Tutkimusrekisteri hävitetään: suostumuslomakkeet
☐ Tutkimusrekisteri arkistoidaan anonymisoituna ilman tunnistetietoja
☐ Tutkimusrekisteri arkistoidaan tunnistetiedoin
Aineistoa säilytetään Pikasoksen verkkopalvelimella (Teams) kymmenen vuotta hankkeen päättymisen jälkeen ja sen käytöstä vastaa Tuula Tuominen. Koska aineistoa kertyy paljon, hankkeen aikana arvioidaan sitä työmäärää, joka aineiston saattamiseksi Tietoarkistoon luovutettavaan kuntoon vaatii. Tietoarkistoon voidaan luovuttaa vain tekstiaineistoja, joiden käyttötarkoituksena on pelkästään tutkimus ja ylemmät opinnäytteet. Päätös aineiston luovuttamisesta Tietoarkistoon tehdään hankkeen aikana 31.12.2025 mennessä.
18. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen
Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:
- Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
o Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä
henkilötietoja hänestä on tallennettu.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
o Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai
puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä.
Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
- Oikeus tietojen poistamiseen
o Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan
poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
o Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn
rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja
korjattu tai täydennetty.
- Vastustamisoikeus
o Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa
perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
o Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot,
jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja
koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
o Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa
sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen
käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä
on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita
oikeussuojakeinoja.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdentie 4, 00530 Helsinki. Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän
tietopyyntöprosessia